Política de Privacidad

Recopilamos datos personales cuando se registra a través de nuestro sitio web, en nuestras oficinas, mediante fuentes externas (como portales de empleo) o a través de canales de redes sociales. Si se inscribe a través de una plataforma de redes sociales, será remitido a la versión más reciente de esta declaración y, al registrarse, otorga su consentimiento a sus términos. Dependiendo de la fase de nuestra relación, tratamos distintos tipos de datos:

Antes de la colocación laboral (inscripción o solicitud)
Cuando se registra con nosotros, solicita empleo a través del sitio web o tiene un primer contacto, recopilamos, entre otros:

• Nombre, dirección, datos de contacto, fecha de nacimiento, sexo y nacionalidad;
• Currículum, experiencia laboral, formación, motivación y disponibilidad;
• Cartas de motivación, notas de entrevistas, vídeo de presentación u otra información adicional que usted proporcione;
• Datos recopilados automáticamente a través de nuestro sitio web o aplicación, como cookies;
• Para autónomos: los datos anteriores, complementados con indicación de tarifa por hora, área profesional, información de movilidad, datos de la Cámara de Comercio y otros datos comerciales.

Utilizamos estos datos para evaluar si podemos encontrar una asignación laboral adecuada para usted y para mantener el contacto.

Después de la colocación laboral
En cuanto comienza a trabajar con nosotros o celebramos un contrato con usted, tratamos datos adicionales, entre ellos:

• Número de identificación personal (BSN), documento de identidad, permiso de trabajo (si corresponde);
• Contratos, acuerdos laborales, evaluaciones de desempeño, datos salariales y bancarios;
• Datos de ausencia y salud (cuando sean relevantes), información de pensiones y seguros;
• Para el uso de la aplicación Covebo Square: datos de cuenta e información de ubicación;
• Para empleados internacionales: información sobre seguros, vivienda, transporte y asistencia en los Países Bajos;
• Para autónomos: lo anterior, complementado con número de IVA, datos de pago, información contractual y de asignaciones.

Estos datos son necesarios para la ejecución de su contrato, el procesamiento de nóminas, la supervisión y el cumplimiento de obligaciones administrativas como impuestos y seguros.

Datos de clientes, proveedores y relaciones comerciales
De los contactos empresariales tratamos principalmente:

• Nombre, cargo y datos de contacto profesionales;
• Número de la Cámara de Comercio, número de IVA y datos bancarios;
• Datos necesarios para la celebración o ejecución de contratos;
• Información procedente de comunicaciones con nuestros empleados o sistemas.

Usted no está obligado a proporcionar sus datos personales, pero esto puede afectar a nuestros servicios. Si ciertos datos son requeridos por ley, contrato o acuerdo, le informaremos qué significa y cuáles son las consecuencias de no proporcionarlos.

Recopilamos y tratamos datos personales para la prestación de nuestros servicios. Lo hacemos sobre la base de los siguientes fundamentos jurídicos:

• Ejecución de contratos;
• Obligaciones legales;
• Su consentimiento;
• Intereses legítimos (libertad de empresa).

Cuando el tratamiento se base en su consentimiento, siempre puede retirarlo contactándonos a través de privacy@houseofcovebo.nl.

Utilizamos sus datos para los siguientes fines:

Reclutamiento, selección y colocación laboral

• Vinculación con vacantes o asignaciones;
• Evaluación de la idoneidad y disponibilidad de candidatos o trabajadores autónomos;
• Asesoramiento y orientación profesional;
• Gestión de solicitudes y correspondencia de candidatura;
• Uso de la aplicación Covebo Square (como navegación y gestión de cuentas);
• Contacto a través de portales de empleo y redes sociales para oportunidades laborales.

Ejecución de contratos

• Tramitación de contratos laborales, de intermediación o de asignación;
• Administración de nómina y salarios, incluidas las retenciones fiscales;
• Gestión de coches de empresa, gastos de viaje y multas;
• Seguros (como de incapacidad laboral, responsabilidad civil y accidentes);
• Orientación y reintegración en caso de incapacidad laboral;
• Gestión de contratos comerciales con clientes, proveedores y socios.

Gestión de relaciones

• Mantener contacto con clientes, proveedores y relaciones comerciales;
• Tramitación de solicitudes de contacto a través del sitio web (por ejemplo, formularios de contacto);
• Encuestas de satisfacción y evaluaciones de nuestros servicios;
• Envío de atenciones, invitaciones a reuniones o eventos;
• Contacto sobre disponibilidad, planificación laboral y comunicación relacionada con el trabajo;
• Gestión de relaciones con inversores.

Marketing y comunicación

• Actividades de marketing directo (como envíos, boletines y ofertas);
• Proporcionar información sobre nuestros servicios, formaciones o eventos;
• Actividades de marketing dirigidas a candidatos o clientes;
• Análisis del tráfico digital de correos electrónicos y uso del sitio web para optimizar la comunicación.

Gestión, organización y TI

• Mantenimiento, seguridad y desarrollo de sitios web y sistemas informáticos;
• Gestión de sistemas internos para procesos operativos;
• Certificaciones de calidad y optimización de procesos;
• Controles internos, informes de gestión, seguridad empresarial y auditorías.

Obligaciones legales y cumplimiento normative

• Cumplimiento de la legislación laboral, fiscal y de seguridad social;
• Obligaciones legales de conservación y verificación de datos;
• Cumplimiento de otra normativa de privacidad y sectorial relevante

Gestión estratégica y jurídica Empresarial

• Gestión legal y empresarial de la organización;
• Gestión de riesgos y procedimientos de auditoría interna;
• Fusiones, adquisiciones u otras actividades estratégicas empresariales (incluidas investigaciones de due diligence).

Solo compartimos sus datos con terceros externos cuando es necesario para nuestros servicios o cuando estamos legalmente obligados a hacerlo. Esto incluye, entre otros:

• (Potenciales) clientes y relaciones comerciales en las que usted pueda ser colocado o realizar trabajos;
• Proveedores de servicios que nos apoyan, como proveedores de TI, contables, abogados o auditores;
• Fondos de pensiones, servicios de salud laboral, aseguradoras y bancos para la gestión de ausencias, pagos y condiciones laborales;
• Autoridades gubernamentales cuando estamos legalmente obligados o en virtud de una orden judicial;
• Socios de formación y desarrollo, como agencias de formación o instituciones educativas;
• Partes que organizan vivienda, transporte y seguros para empleados internacionales.

House of HR
House of Covebo forma parte de House of HR, na red de empresas activas en el ámbito de la intermediación laboral y servicios de RRHH dentro del Espacio Económico Europeo (EEE). Dentro de este grupo, a veces cooperamos en áreas como gestión de TIC y sistemas, contabilidad y administración, gestión de deudores, análisis, elaboración de informes y estadísticas, o actividades de marketing directo. House of Covebo sigue siendo su primer punto de contacto para cuestiones de privacidad.

Sus datos personales se tratan, en principio, dentro del Espacio Económico Europeo (EEE). Si, no obstante, los datos se transfieren fuera del EEE, esto solo ocurrirá cuando el país ofrezca un nivel de protección adecuado según la Comisión Europea o mediante contratos tipo (cláusulas contractuales estándar).

Además, adoptamos salvaguardas técnicas y organizativas adicionales, como el cifrado y la minimización del tratamiento de datos. Para transferencias a los Estados Unidos, puede recurrirse al EU-U.S. Data Privacy Framework o a Shared Service Centers (SSC’s). De este modo, garantizamos que sus datos estén siempre protegidos conforme a las normas de privacidad europeas.

Si desea más información sobre la transferencia de sus datos personales fuera del EEE, puede contactarnos por correo electrónico en privacy@houseofcovebo.nl.

En House of Covebo consideramos importante que sus datos personales estén bien protegidos. Por ello, aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas, tales como cifrado, control de acceso, sistemas informáticos seguros, revisiones periódicas y formación de nuestros empleados.

Hacemos todo lo posible para prevenir violaciones de seguridad de los datos, pero no podemos excluirlas completamente. Si ocurre algún incidente inesperado, actuamos de inmediato para limitar las consecuencias y cumplir con nuestras obligaciones legales, incluida la notificación de brechas de seguridad de datos.

House of Covebo trata sus datos personales con cuidado, de conformidad con el RGPD, y no los conserva más tiempo del necesario en función de la relación y de la base jurídica aplicable (como el consentimiento o la ejecución de un contrato). Candidatos Si recibimos sus datos sin consentimiento (por ejemplo, a través de portales de empleo), los almacenamos por un máximo de 4 semanas después de finalizar el procedimiento. Dentro de ese plazo, solicitamos su consentimiento para conservar sus datos hasta 1 año. Sin consentimiento, sus datos se anonimizarán automáticamente después de 4 semanas. Esto también se aplica a los registros directos a través de nuestro sitio web.   Empleados Al iniciar la relación laboral, la base jurídica pasa a ser la ejecución del contrato de trabajo. Entonces se aplican los plazos legales de conservación:

• Administración de nóminas y financiera: 5 años tras la finalización del empleo.
• Copia de documento de identidad, contrato laboral, declaración de retenciones fiscales: 5 años tras la finalización del empleo.
• Otros datos del expediente de personal (como diplomas y registros de ausencias): 2 años tras la finalización del empleo.

Si los datos ya no son necesarios, se eliminarán o anonimizarán de forma segura. En casos excepcionales (como procedimientos judiciales o el ejercicio de derechos de privacidad), los datos podrán conservarse por períodos más cortos o más largos

Si tratamos sus datos personales, usted tiene derecho a acceder a ellos, rectificarlos, eliminarlos, limitar su tratamiento, solicitar su portabilidad y oponerse a su uso. También tiene derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad Neerlandesa de Protección de Datos (Autoriteit Persoonsgegevens).

Para ejercer estos derechos, puede ponerse en contacto con su persona de referencia o enviar un correo electrónico a privacy@houseofcovebo.nl. Responderemos en el plazo de un mes, salvo que sea necesaria una prórroga. En algunos casos debemos rechazar una solicitud; en tal caso le explicaremos el motivo. Para verificar su identidad, podemos solicitarle una prueba de identificación.

Si tiene preguntas, comentarios o quejas sobre la protección o el uso de sus datos personales, también puede contactar con nuestro Delegado de Protección de Datos (DPO) en dpo@houseofcovebo.nl.

House of Covebo no toma decisiones con consecuencias significativas para usted basadas únicamente en un tratamiento automatizado sin intervención humana.

La presente declaración de privacidad se rige por la legislación neerlandesa.